1
Pendahuluan & Lingkup Kebijakan
Selamat datang di Simatrik. Kami sangat menghargai privasi dan kerahasiaan data pengguna, pengurus instansi, karyawan, serta siswa. Kebijakan Privasi ini menguraikan praktik pengelolaan data yang kami terapkan untuk seluruh layanan absensi digital, aplikasi web multi-tenant, bot notifikasi, dan integrasi perangkat keras.
Dengan menggunakan platform Simatrik, instansi Anda menyatakan menyetujui pengumpulan dan penggunaan informasi sesuai dengan ketentuan yang tertulis di dalam dokumen ini.
2
Informasi yang Kami Kumpulkan
Untuk menjalankan fungsi sistem absensi digital secara optimal, kami mengumpulkan kategori data berikut:
A. Data Profil Instansi
Nama sekolah/perusahaan, logo brand, alamat domain, email PIC, dan nomor WhatsApp penanggung jawab.
B. Data Karyawan & Siswa
Nama lengkap, NIK/NIS, jabatan/kelas, nomor telepon, serta ID entifikasi sidik jari/wajah mesin ADMS.
C. Data Transaksi Absensi
Waktu clock-in/out, status keterlambatan, foto selfie verifikasi wajah (FaceID), serta catatan kondisi/izin.
D. Data Geofencing (GPS)
Koordinat lokasi smartphone pengguna saat melakukan klaim absensi untuk memvalidasi batas geofence.
3
Penggunaan Informasi
Data yang dikumpulkan hanya digunakan untuk kepentingan operasional absensi instansi, antara lain:
- Memproses rekapitulasi jam kerja, keterlambatan, dan pengajuan izin harian/bulanan.
- Mengonfirmasi keabsahan absensi menggunakan teknologi AI FaceID dan validasi zona koordinat GPS.
- Mengirimkan pesan notifikasi kehadiran otomatis ke grup/kontak Telegram atau WhatsApp yang ditautkan.
- Sinkronisasi data log masuk dari perangkat fisik ADMS (ZKTeco/Solution) ke server cloud Simatrik.
4
Keamanan & Isolasi Multi-Tenant
Simatrik dibangun dengan fondasi Multi-Tenant Data Isolation. Setiap instansi memiliki direktori penyimpanan file dan aturan scope data mandiri. Data instansi Anda terisolasi penuh dan tidak dapat diakses atau diintip oleh instansi lain.
Seluruh transmisi data dilindungi oleh enkripsi SSL/TLS 256-bit, serta dilengkapi backup berkala untuk mencegah kehilangan data akibat kegagalan perangkat keras.
5
Berbagi Data dengan Pihak Ketiga
Kami tidak pernah menjual atau menyewakan data pribadi Anda kepada pihak ketiga mana pun. Data hanya dapat diproses oleh penyedia infrastruktur terpercaya (seperti penyedia layanan cloud storage atau WhatsApp API Gateway) semata-mata untuk mengaktifkan fitur notifikasi dan penyimpanan file.
6
Penyimpanan & Penghapusan Data
Data disimpan selama masa berlangganan instansi Anda aktif. Jika langganan dihentikan, administrator dapat mengekspor seluruh rekap absensi ke format Excel/PDF. Data pada server dapat dihapus secara permanen atas permintaan resmi penanggung jawab tenant.
7
Hak Pengguna & Instansi
Setiap pengguna dan administrator instansi berhak meminta pembetulan data profil, memperbarui foto verifikasi, atau membatasi pengiriman notifikasi otomatis sesuai dengan kebijakan internal instansi.
8. Hubungi Tim Legal & Support
Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut mengenai Kebijakan Privasi atau memerlukan penyesuaian dokumen lisensi khusus, hubungi kami di: